Allgemeine Geschäftsbedingungen

p2cx GmbH — Software as a Service

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für sämtliche Verträge zwischen der p2cx GmbH (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Nutzung der vom Anbieter bereitgestellten Software-as-a-Service-Produkte (nachfolgend „Services").
2. Die AGB gelten in ihrer jeweils aktuellen Fassung. Der Anbieter wird den Kunden über Änderungen der AGB mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform informieren. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung widerspricht. Im Falle eines Widerspruchs gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort; beide Parteien haben in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von einem Monat.
3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter deren Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
4. Die AGB werden durch Unterzeichnung eines Angebots des Anbieters oder durch Nutzung der Services verbindlich angenommen.

§ 2 Vertragsgegenstand

1. Der Anbieter stellt dem Kunden browserbasierte bzw. app-basierte Softwarelösungen als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Im Falle von Widersprüchen zwischen Angebot und diesen AGB geht das Angebot vor.
2. Die Services umfassen die vom Kunden beauftragten Produkte und Module des Anbieters. Maßgeblich für den Leistungsumfang ist das jeweilige Angebot; eine jeweils aktuelle Übersicht der verfügbaren Produkte ist unter p2cx.de/de/products einsehbar.
3. Die Beauftragung erfolgt durch ein Angebot mit Produktpositionen; individuelle Vereinbarungen werden dort gesondert aufgeführt und gehen diesen AGB vor. Weitere Produkte können anschließend formlos in Textform (z. B. per E-Mail) oder durch Freischaltung hinzugebucht werden, ohne dass es eines erneuten Vertragsschlusses bedarf; es gelten die bereits vereinbarten AGB und der AVV.
4. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Services in ihrer jeweils aktuellen Version mit den im Angebot beschriebenen wesentlichen Kernfunktionen. Darüber hinaus besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Entwicklungsstand oder einzelne Zusatzfunktionen, sofern nicht ausdrücklich im Angebot vereinbart.

§ 3 Leistungsänderungen

1. Der Anbieter ist berechtigt, die Services weiterzuentwickeln und anzupassen, insbesondere aufgrund technischer Weiterentwicklung, geänderter gesetzlicher Anforderungen oder zur Verbesserung der IT-Sicherheit.
2. Wesentliche Änderungen, die die vertraglich vereinbarte Nutzung des Services einschränken, werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.
3. Im Falle einer wesentlichen Einschränkung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu.

§ 4 Verfügbarkeit und Support

1. Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Services von 98 % im Jahresmittel. Ausgenommen hiervon sind geplante Wartungsfenster, höhere Gewalt und Störungen, die nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters liegen. Bei wesentlicher Unterschreitung stimmen die Parteien geeignete Maßnahmen zur Verbesserung ab. Individuelle Service-Level-Vereinbarungen (SLA) mit konkreten Rechtsfolgen können gesondert getroffen werden.
2. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und dem Kunden rechtzeitig angekündigt.
3. Support wird per E-Mail während der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 09:00–17:00 Uhr) bereitgestellt. Weitergehende Support-Vereinbarungen können individuell getroffen werden.

§ 5 Vergütung und Zahlungsbedingungen

1. Die Vergütung richtet sich nach dem jeweiligen Angebot. Sofern nicht anders vereinbart, setzt sich die Vergütung wie folgt zusammen:
   1. Einmalige Einrichtungsgebühr (Setup-Fee)
   2. Laufende monatliche Lizenzgebühr
   3. Ggf. nutzungsbasierte Gebühren (z. B. für KI-Verarbeitung, Transaktionsvolumen)
2. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
3. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.
4. Laufende Gebühren werden monatlich zum Ende des Abrechnungszeitraums berechnet. Einrichtungsgebühren werden nach Abschluss der Einrichtung in Rechnung gestellt.
5. Der Anbieter ist berechtigt, die laufenden Gebühren bei gestiegenen Kosten (z. B. Infrastruktur, Lizenzen Dritter) oder wesentlichen Weiterentwicklungen der Services mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Bei einer Erhöhung von mehr als 10 % steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu.
6. Bei nutzungsbasierter Abrechnung (z. B. KI-Verarbeitung, Transaktionsvolumen) ist der Anbieter berechtigt, die Nutzung des Kunden zu dokumentieren und zu überprüfen. Die Nutzungsdaten werden dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
7. Gerät der Kunde mit der Zahlung fälliger Beträge trotz Mahnung und Nachfristsetzung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu den Services vorübergehend zu sperren, bis die ausstehenden Beträge beglichen sind. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt während der Sperrung bestehen. Besteht der Verzug länger als 30 Tage nach Sperrung fort, ist der Anbieter zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden

1. Der Kunde stellt sicher, dass alle für die Leistungserbringung erforderlichen Daten, Zugänge und Informationen rechtzeitig und vollständig bereitgestellt werden.
2. Der Kunde benennt einen Ansprechpartner, der für die Kommunikation mit dem Anbieter zuständig ist und entscheidungsbefugt ist.
3. Der Kunde ist für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen bzw. übermittelten Daten verantwortlich.
4. Verzögerungen, die auf die Verletzung von Mitwirkungspflichten des Kunden zurückzuführen sind, gehen nicht zu Lasten des Anbieters.
5. Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten verantwortlich, soweit der Anbieter nicht ausdrücklich eine Backup-Leistung zusagt.
6. Die Einrichtung (Onboarding) gilt als abgeschlossen, wenn der Anbieter dem Kunden die Zugangsdaten bereitgestellt und die vereinbarten Kernfunktionen funktionsfähig übergeben hat. Verzögerungen im Onboarding, die auf fehlende Mitwirkung des Kunden zurückzuführen sind, berechtigen den Anbieter zur Berechnung des entstandenen Mehraufwands.

§ 7 Nutzungsrechte und Pflichten

1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein nicht-ausschließliches, nicht-übertragbares Recht zur Nutzung der Services im vertraglich vereinbarten Umfang ein.
2. Der Kunde darf die Services nur für eigene geschäftliche Zwecke nutzen. Eine Unterlizenzierung oder Weitergabe an Dritte ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters nicht gestattet.
3. Der Kunde verpflichtet sich, die Services nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere nicht:
   1. zum Verstoß gegen geltendes Recht,
   2. zur Überlastung der Infrastruktur des Anbieters,
   3. zum Reverse Engineering, Dekompilieren oder Disassemblieren der Software.
4. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde haftet für alle Aktivitäten, die unter seinen Zugangsdaten erfolgen.

§ 8 Geistiges Eigentum

1. Sämtliche Rechte an der Software, den Services und deren Weiterentwicklungen verbleiben beim Anbieter. Der Vertrag begründet kein Eigentum oder sonstige Rechte des Kunden an der Software über das in § 7 eingeräumte Nutzungsrecht hinaus.
2. Die vom Kunden eingegebenen oder verarbeiteten Daten verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erwirbt hieran keine Rechte.
3. Der Anbieter ist berechtigt, anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten für die Verbesserung der Services und für statistische Zwecke zu verwenden.

§ 9 Cloud-Infrastruktur und Datenverarbeitung

1. Die Services werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben.
2. Der Anbieter setzt für den Betrieb der Services Unterauftragnehmer ein, insbesondere für Hosting und Cloud-Infrastruktur. Die aktuell eingesetzten Unterauftragnehmer sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aufgeführt. Der Anbieter ist berechtigt, Unterauftragnehmer auszutauschen, und informiert den Kunden hierüber gemäß den Regelungen des AVV.
3. Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten gemäß dem Stand der Technik.

§ 10 Mängelhaftung

1. Der Anbieter gewährleistet, dass die Services im Wesentlichen der jeweiligen Leistungsbeschreibung entsprechen.
2. Mängel werden vom Kunden unverzüglich nach Entdeckung in Textform angezeigt. Der Anbieter wird angezeigte Mängel innerhalb angemessener Frist beseitigen.
3. Der Anbieter haftet nicht für Fehler oder Einschränkungen, die auf folgende Ursachen zurückzuführen sind:
   1. Fehlerhafte oder unvollständige Daten des Kunden
   2. Nicht unterstützte Hard- oder Software-Umgebungen
   3. Eingriffe des Kunden oder Dritter in die Services
   4. Störungen der Internet-Infrastruktur

§ 11 Haftungsbeschränkung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
2. Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter bei leichter Fahrlässigkeit begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
3. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist im Übrigen ausgeschlossen.
4. Die Haftung ist in jedem Fall begrenzt auf die Summe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Vergütung.
5. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur insoweit, als der Kunde seiner Pflicht zur regelmäßigen Datensicherung (§ 6 Abs. 5) nachgekommen ist und der Schaden auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung eingetreten wäre.
6. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 12 Geheimhaltung

1. Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nur für die Zwecke des Vertrages zu verwenden.
2. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des Vertrages fort und gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, die der empfangenden Partei bereits bekannt waren oder die von Dritten rechtmäßig ohne Geheimhaltungspflicht mitgeteilt wurden.

§ 13 Datenschutz

1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich im Rahmen des Vertrages und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO.
2. Soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Der AVV ist unter p2cx.de/de/avv einsehbar und wird mit Unterzeichnung des Angebots angenommen.

§ 14 Vertragslaufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern im Angebot keine abweichende Laufzeit vereinbart ist.
2. Der Vertrag kann von beiden Seiten mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:
   1. die andere Partei trotz Mahnung mit wesentlichen Vertragspflichten in Verzug ist,
   2. über das Vermögen der anderen Partei ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wird.
4. Im Falle einer Kündigung stellt der Anbieter dem Kunden seine Daten einmalig kostenfrei in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (z. B. CSV, JSON oder Excel) zur Verfügung. Der Kunde hat die Daten innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende abzurufen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 15 Höhere Gewalt

1. Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verzögerte Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten, soweit die Nichterfüllung oder Verzögerung auf höhere Gewalt zurückzuführen ist.
2. Höhere Gewalt umfasst insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorismus, Streik, behördliche Anordnungen sowie großflächige Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder Energieversorgung.

§ 16 Sicherheit und Vorfallbehandlung

1. Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Services und der Kundendaten. Die Maßnahmen sind im AVV (Anlage 1) beschrieben.
2. Sicherheitsvorfälle, die die Daten oder die Verfügbarkeit der Services des Kunden betreffen, werden dem Kunden ohne schuldhaftes Zögern mitgeteilt.

§ 17 KI-Transparenz

1. Einzelne Services des Anbieters setzen Künstliche Intelligenz (KI) ein, insbesondere für Automatisierung, Analyse und Klassifikation. Der Einsatz von KI wird in der jeweiligen Leistungsbeschreibung transparent dargestellt.
2. KI-generierte Ergebnisse stellen Vorschläge dar und entbinden den Kunden nicht von der eigenverantwortlichen Prüfung und Entscheidung.
3. Der Anbieter verpflichtet sich zur Einhaltung der Anforderungen der EU-KI-Verordnung (AI Act) in ihrer jeweils geltenden Fassung.

§ 18 Beta-Funktionen

1. Der Anbieter kann dem Kunden Zugang zu neuen Funktionen in einem Vorabstadium (Beta-Funktionen) gewähren. Beta-Funktionen werden als solche gekennzeichnet.
2. Beta-Funktionen werden ohne Gewährleistung bereitgestellt und können jederzeit verändert oder eingestellt werden. Sie sind nicht Bestandteil der geschuldeten Kernfunktionen.
3. Die Nutzung von Beta-Funktionen ist freiwillig. Der Kunde kann die Teilnahme jederzeit deaktivieren. Der Anbieter haftet für Beta-Funktionen nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

§ 19 Vertragsübertragung

1. Der Anbieter ist berechtigt, diesen Vertrag auf ein mit ihm verbundenes Unternehmen zu übertragen, sofern dies für den Kunden nicht unzumutbar ist. Der Kunde wird hierüber vorab in Textform informiert.
2. Im Übrigen bedarf die Übertragung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag der vorherigen schriftlichen Zustimmung der anderen Partei.

§ 20 Referenznutzung

1. Der Anbieter darf den Kunden nach vorheriger Zustimmung als Referenz nennen, insbesondere auf der Website und in Vertriebsunterlagen. Die Nutzung von Firmenlogo oder Markennamen bedarf einer gesonderten schriftlichen Freigabe.

§ 21 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Lübeck, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
4. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform.
5. Die Vertragssprache ist Deutsch.